メール返信の下書きをAIに任せるときの、トーンの指定方法

AIにメールを書かせると、直しに時間がかかって結局自分で書いたほうが速い、となりがちです。原因はたいてい、トーンの指定をしていないことです。

先に決める3つ

書き出しの前に、長さ・敬語の度合い・入れない条件を決めます。たとえば「200字以内」「敬語は標準」「言い訳と過度な謝罪は入れない」。これだけで直しの量が変わります。

条件の書き方の例

「取引先への日程変更のお願い。200字以内、敬語は標準、理由は1文だけ、候補日は3つ。結びは定型で」。箇条書きで構いません。条件が多いほど、出てくる文は地味になりますが、直す場所は減ります。

下書きを受けたあとにやること

• 宛名と社名を確認する（AIはここを平気で作ります）
• 日付と数字を突き合わせる
• 自分の言い回しに1箇所だけ戻す

3つ目は読みやすさのためです。全部を自分の言葉に直す必要はありませんが、1箇所でも戻すと文の硬さが取れます。

向かない場面

お詫び、値上げの通知、退職の連絡など、感情の調整が要るメールは下書きだけでは足りません。構成の参考にして、文は自分で書くほうが安全です。

まとめ

トーンを先に決める、受け取ったら事実だけ確認する、硬い場面では使わない。この3つで、メールの下書きは実用的な速度になります。

参考：総務省